Combien coûte un logiciel sur mesure : ce qui fait varier le prix, et comment lire un devis

Pourquoi nous ne donnons pas de fourchette

Quand on demande combien coûte un logiciel sur mesure, la plupart des pages répondent par un chiffre. Ce chiffre est presque toujours trompeur, car deux logiciels qui portent le même nom peuvent représenter des travaux sans commune mesure. Un outil qui remplace un tableur de suivi et un outil qui gère des commandes, des stocks et la facturation n'ont de commun que le mot « logiciel ».

Nous n'affichons donc aucun montant ici, et nous ne vous en proposerons un qu'après avoir compris votre besoin. Ce que nous pouvons faire, c'est vous donner les éléments qui font varier un devis. Avec eux, vous saurez lire une proposition, et repérer celle qui oublie quelque chose.

Les cinq éléments qui font le prix

Un devis de logiciel est, pour l'essentiel, du temps de travail. Ce temps dépend de cinq choses.

• Le périmètre : le nombre d'écrans, de fonctions et de règles de gestion. Chaque fonction ajoutée demande de la conception, du développement et des tests.
• Le nombre de profils d'utilisateurs : un outil que seul le dirigeant utilise est plus simple qu'un outil où le commercial, le comptable et le client voient chacun des informations différentes.
• Les liens avec l'existant : lire des données dans un logiciel de comptabilité, envoyer des commandes vers un autre outil, reprendre des années de fichiers. Les intégrations sont souvent le poste le plus sous-estimé.
• Les exigences particulières : sécurité des données, fonctionnement sur téléphone, usage hors connexion, obligations réglementaires de votre métier.
• Le niveau de finition : une interface soignée, des cas d'erreur traités, une documentation. Un prototype fonctionnel et un outil que vingt personnes utilisent tous les jours ne se construisent pas pareil.

Où part le temps, étape par étape

Un projet de logiciel ne se résume pas à écrire du code. Le développement est souvent l'étape la plus visible, mais elle n'est pas la seule à consommer du temps, et un devis qui ne chiffre qu'elle sous-estime le reste.

Le cadrage vient en premier : comprendre comment vous travaillez aujourd'hui, ce qui doit changer et ce qui doit rester. C'est l'étape la moins coûteuse et la plus rentable, parce qu'une erreur de compréhension corrigée ici coûte une heure de discussion, et la même erreur découverte après le développement coûte des jours.

Viennent ensuite les maquettes, qui montrent les écrans avant qu'ils existent, puis le développement, de préférence par lots que vous pouvez essayer au fur et à mesure. La recette, c'est-à-dire vos essais avant la mise en service, et la reprise des données ferment la marche. Elles sont souvent comprimées en fin de projet, alors que c'est là qu'on découvre ce qui manque.

Trois projets types, du plus simple au plus large

Le premier est un outil qui remplace un tableur partagé : suivi des interventions, des demandes clients ou des stocks d'un atelier. Quelques écrans, un ou deux profils d'utilisateurs, peu ou pas de lien avec d'autres logiciels. C'est le cas le plus fréquent, et celui où une première version utile arrive vite.

Le deuxième est un espace client relié à votre gestion : vos clients y consultent leurs devis, passent commande ou suivent un dossier, et les informations remontent dans votre logiciel existant. Le nombre d'écrans reste modeste, mais les intégrations et la sécurité des accès pèsent lourd. C'est typiquement le cas où deux devis peuvent varier fortement, selon que l'intégration avec vos outils a été comprise ou non.

Le troisième est un outil central, qui devient la colonne vertébrale de l'entreprise : commandes, planification, facturation, plusieurs sites, plusieurs métiers. Ici, le projet se mène en plusieurs versions successives, et le budget se pilote dans la durée plutôt que d'être fixé une fois pour toutes.

Ce qui n'est pas dans le devis de départ

Le coût d'un logiciel ne s'arrête pas à sa livraison. Un logiciel vit sur un serveur, avec des composants qui vieillissent, des failles de sécurité qui se découvrent et des besoins qui changent.

• L'hébergement : un abonnement récurrent, dont le niveau dépend du nombre d'utilisateurs et de la quantité de données.
• La maintenance : corriger les anomalies, mettre à jour les composants, surveiller le fonctionnement. Elle se chiffre séparément, et un devis qui n'en parle pas oublie quelque chose.
• Les évolutions : dès que l'outil est utilisé, les utilisateurs découvrent ce qui manque. Prévoir une marge pour cela est plus réaliste que de croire que le besoin est figé.
• La formation et la reprise des données : le temps de vos équipes compte aussi, même s'il n'apparaît dans aucune facture.

Forfait ou régie : deux façons de payer

En forfait, le prix est fixé à l'avance pour un périmètre décrit. Il rassure, mais il suppose que le périmètre soit précis. Toute demande hors périmètre fait l'objet d'un avenant, et un forfait trop bas au départ est souvent rattrapé par ces avenants.

En régie, vous payez le temps passé, au jour ou à l'heure. Le prix final n'est pas connu d'avance, mais le périmètre peut évoluer sans renégociation. Beaucoup de projets combinent les deux : un forfait pour une première version bien définie, puis de la régie pour la suite.

Aucune de ces formules n'est meilleure en soi. Celle qui convient dépend de la précision de votre besoin : plus il est clair, plus le forfait se défend.

Ce qui fait déraper un budget

Les dépassements ont rarement une cause technique. Ils viennent presque toujours d'un écart entre ce qui a été compris au départ et ce qui était réellement attendu. Les situations suivantes reviennent d'un projet à l'autre.

• Un besoin découvert en cours de route, parce que la personne qui fait le travail au quotidien n'a pas été consultée au cadrage.
• Des données à reprendre plus désordonnées que prévu : doublons, colonnes utilisées différemment selon les années, informations dans des courriels.
• Un logiciel existant qui ne permet pas qu'on vienne y lire ou y écrire des données, et qu'il faut contourner.
• Une validation qui tarde : sans réponse de votre côté, le projet attend ou avance sur une hypothèse qu'il faudra peut-être défaire.
• Des ajouts faits « au passage », chacun petit, qui finissent par représenter une deuxième version non prévue.

Réduire le coût sans réduire l'utilité

Payer moins un logiciel sur mesure ne passe pas par la négociation du tarif journalier, mais par le périmètre. Les leviers les plus efficaces sont de votre côté, et ils ne demandent aucune compétence technique.

• Commencer par la fonction qui fait gagner le plus de temps, et la mettre en service avant de décider de la suite.
• Garder un logiciel du marché là où il fait bien son travail, la comptabilité par exemple, et n'écrire sur mesure que ce qui vous est propre.
• Désigner une personne de référence, disponible pour répondre aux questions et tester chaque lot.
• Préparer des exemples réels : un devis, un bon d'intervention, un export de votre tableur. Ils évitent des heures d'aller-retour.
• Accepter une première version moins finie sur les écrans peu utilisés, et soigner ceux qui servent tous les jours.

À qui appartient le logiciel une fois payé

C'est une question que l'on pose rarement avant de signer, et qui compte beaucoup ensuite. En droit français, le fait de payer un développement ne suffit pas à en devenir propriétaire : les droits sur le code restent à son auteur tant qu'un contrat ne prévoit pas expressément leur cession.

Vérifiez donc que le contrat prévoit la cession des droits sur le code développé pour vous, la remise du code source et des accès, et la documentation nécessaire pour qu'un autre prestataire puisse reprendre le travail. Ce n'est pas un signe de méfiance : c'est ce qui vous laisse libre de changer de prestataire, et ce qui donne de la valeur à ce que vous avez payé.

Comment comparer deux devis

Deux devis éloignés l'un de l'autre ne décrivent presque jamais le même travail, comme nous l'expliquons pour les sites dans notre article sur la refonte de site. Avant de comparer les montants, comparez ce qu'ils couvrent.

• Le périmètre est-il décrit fonction par fonction, ou en une phrase ?
• Les intégrations avec vos outils actuels sont-elles chiffrées ?
• La reprise de vos données existantes est-elle incluse ?
• Les tests et la recette, c'est-à-dire votre validation avant mise en service, sont-ils prévus ?
• La maintenance et l'hébergement sont-ils détaillés, avec un tarif ?
• Le code et les accès vous sont-ils remis à la fin ?

Quand le sur mesure se justifie, et quand un logiciel du marché suffit

Un logiciel du marché coûte moins cher au départ et s'achète au mois. Il convient quand votre façon de travailler ressemble à celle de la majorité des entreprises de votre secteur. Le sur-mesure se justifie quand vous contournez votre outil tous les jours avec des tableurs, ou quand votre manière de travailler est ce qui vous distingue.

Le critère est la distance entre votre façon de travailler et celle que l'outil impose, plus que la taille de l'entreprise. Si cette distance est faible, achetez un outil du marché, et nous vous le dirons. Si elle est grande, notre page sur le développement de logiciel métier décrit comment nous procédons.

Un signe simple aide à trancher : comptez les endroits où la même information est saisie deux fois. Un client noté dans le tableur puis dans le logiciel de facturation, une commande recopiée d'un courriel vers un bon de préparation, un planning tenu sur papier en plus de l'agenda partagé. Chaque double saisie est du temps perdu et une occasion d'erreur. Quand elles se multiplient, c'est souvent le meilleur argument pour un outil qui relie le tout.

Pour commencer sans engager un budget lourd, une première version limitée à la fonction la plus utile permet de vérifier que l'outil sert avant de l'étendre. Pour en discuter, passez par la page de nos tarifs.